Подтверждение получения письма - это официальный ответ, информирующий отправителя о том, что корреспонденция была получена адресатом. Рассмотрим правильный формат такого уведомления.
Содержание
Когда требуется подтверждение получения
| Ситуация | Значение подтверждения |
| Юридически значимая переписка | Фиксация факта получения |
| Деловые предложения | Подтверждение ознакомления |
| Официальные уведомления | Подтверждение сроков |
Обязательные элементы подтверждения
- Ссылка на входящий документ (номер, дата)
- Четкое указание факта получения
- Дата получения корреспонденции
- Должность и ФИО подтверждающего лица
Формат письма-подтверждения
- Шапка с реквизитами получателя и отправителя
- Заголовок "О подтверждении получения"
- Основной текст с деталями полученного письма
- Дата и подпись ответственного лица
- Печать организации (при необходимости)
Пример содержательной части
| Элемент | Пример |
| Ссылка на входящее | Письмо №123 от 15.05.2024 |
| Подтверждение | Настоящим подтверждаем получение |
| Дата получения | Документ получен 18.05.2024 |
Рекомендации по оформлению:
- Отправляйте подтверждение в течение 1-3 рабочих дней
- Используйте официальный бланк организации
- Сохраняйте копию подтверждения
- При электронной переписке используйте функцию "Подтверждение прочтения"
Подтверждение получения письма является важным элементом деловой переписки, обеспечивающим юридическую значимость документооборота и фиксацию сроков ознакомления с корреспонденцией.
